Dela en fil med någon utanför företaget

Så delar du filer externt från OneDrive och SharePoint med rätt länktyp, engångskod för mottagaren och skydd som utgångsdatum och lösenord.

Gäller för Moln & Microsoft 365 Uppdaterad 23 juli 2026

Kort svar

Markera filen i OneDrive eller SharePoint och välj Dela. För mottagare utanför företaget är Specifika personer det säkraste valet, mottagaren loggar då in med sitt Microsoft-konto eller verifierar sig med en engångskod som skickas till e-postadressen du angav, och bara den adressen kommer åt filen. Misslyckas delningen kan extern delning vara avstängd av administratören.

Välj rätt länktyp

Dela-knappen ser likadan ut i OneDrive, SharePoint och Office-apparna. Markera filen, eller öppna dokumentet i Word, Excel eller PowerPoint, och välj Dela. Vilka länken sedan fungerar för styr du med länktypen.

Specifika personer: bara de adresser du själv anger kommer åt filen. En extern mottagare loggar in med sitt Microsoft-konto eller verifierar sig med en engångskod, vilket gör det till rätt val för delning utanför företaget.
Personer i organisationen: alla kollegor som får länken kan öppna filen, men ingen utanför.
Personer med befintlig åtkomst: skickar en genväg till den som redan kommer åt filen. Behörigheterna lämnas orörda.
Alla med länken: en öppen länk som fungerar för vem som helst som har den. Ge den alltid ett utgångsdatum, och gärna ett lösenord.

Dela med en extern mottagare

Markera filen och välj Dela.
Öppna länkinställningarna och välj Specifika personer.
Skriv in mottagarens e-postadress och bestäm om personen ska kunna redigera eller bara visa.
Skicka.

Mottagaren får ett mejl med länken. Vid öppningen verifierar sig mottagaren, antingen genom att logga in med sitt Microsoft-konto eller med en engångskod som går till samma e-postadress, och först därefter visas filen. Hamnar mejlet i fel händer är länken därför oanvändbar, vidarebefordran ger ingen åtkomst.

Skydda länken

Per länk väljer du mellan visning och redigering, och för visningslänkar går det även att blockera nedladdning så att dokumentet bara kan läsas i webbläsaren. Öppna länkar av typen Alla med länken kan förses med utgångsdatum och lösenord. Sätt slutdatumet redan när länken skapas, en delning som behövs i två veckor ska inte ligga öppen i två år.

Om delningen misslyckas

Administratören styr extern delning både för organisationen som helhet och per webbplats. Är den avstängd där filen ligger misslyckas delningen oavsett vilken länktyp du väljer. Kontakta er IT-ansvariga, eller oss om vi sköter er Microsoft 365-miljö, så öppnas delningen där den behövs utan att hela organisationen exponeras.

Skicka länken, inte bilagan

Ligger filen redan i OneDrive eller SharePoint, dela den därifrån i stället för att mejla en kopia som bilaga. Bilagan lever sitt eget liv från den sekund den skickas. Mottagaren ändrar i sin kopia, du ändrar i originalet, och efter några vändor vet ingen vilken version som gäller. Den sortens dubbelarbete är ett av våra vanligaste supportärenden kring dokument. Arbetar alla i samma delade fil finns dessutom versionshistoriken att luta sig mot om något skrivs över.

Vanliga frågor

Kan jag hindra mottagaren från att ladda ner filen?

Ja. För visningslänkar finns ett val som spärrar nedladdning, då kan mottagaren bara läsa dokumentet i webbläsaren.

Varför får jag ett felmeddelande när jag delar externt?

Extern delning är sannolikt avstängd, antingen för hela organisationen eller för just den webbplats filen ligger på. Att byta länktyp hjälper inte, be er IT-ansvariga eller oss se över inställningen.

Kan jag stänga en delning i efterhand?

Ja. Öppna delningsinformationen för filen så ser du alla aktiva länkar och personer och kan ta bort dem en i taget. Öppna länkar mår dessutom bra av ett utgångsdatum, då upphör åtkomsten av sig själv.

Var artikeln till hjälp?