Ställ in automatiska svar i Outlook

Slå på autosvaret i nya Outlook och på webben

Automatiska svar hanteras av servern, så meddelandet går ut även när datorn är avstängd och Outlook är stängt. Du kan alltså aktivera det i förväg och sedan stänga locket med gott samvete.

1. Öppna Inställningar via kugghjulet uppe till höger.
2. Välj Konto och sedan Automatiska svar.
3. Aktivera funktionen och skriv din text.
4. Spara.

Använder du klassiska Outlook finns samma funktion under Arkiv och Automatiska svar.

Schemalägg med start- och sluttid

Bocka i valet att bara skicka svar under en viss period och ange när frånvaron börjar och slutar. Svaret aktiverar då sig självt när ledigheten börjar och stängs av när perioden tar slut. Kvarglömda autosvar långt in i september hör till våra vanligaste småärenden på supporten, och en satt sluttid löser dem alla på en gång.

Sätt gärna sluttiden en halv dag efter att du är tillbaka på jobbet. Den första förmiddagen går åt till att beta av inkorgen, och under tiden gör autosvaret fortfarande nytta.

Skriv olika text till kollegor och externa

Det finns ett fält för personer i organisationen och ett för avsändare utanför den. Kollegorna klarar sig med datum och vem som täcker upp, medan externa kontakter ofta behöver ett mer formellt besked. För det externa svaret kan du dessutom begränsa mottagarna till dina sparade kontakter, så att okända avsändare och nyhetsbrev inte får något svar alls.

Det viktigaste i texten är vem man når i stället, med namn och e-postadress. Ett besked som bara säger att du är tillbaka den 4 augusti hjälper ingen som sitter med ett ärende som brådskar.

Så ofta skickas svaret

Varje avsändare får autosvaret en gång under frånvaroperioden, inte vid varje mejl. Den som skriver tre gånger under din semester får alltså ett enda automatiskt besked. Bevakar teamet en gemensam adress medan du är borta kan du peka dit i texten; hur en sådan fungerar beskrivs i Öppna och använd en delad postlåda.