När en anställd slutar: så avslutar du kontot

Rätt ordning när en anställd slutar: blockera inloggningen, säkra e-post och filer, sätt autosvar och radera kontot sist av allt.

Gäller för Moln & Microsoft 365 Uppdaterad 23 juli 2026

Kort svar

Blockera inloggningen samma dag som personen slutar och logga ut aktiva sessioner. Säkra sedan datat: konvertera brevlådan till en delad postlåda eller ge en kollega åtkomst, och öppna OneDrive för chefen. Sätt autosvar på adressen, ta bort licensen när datat är säkrat och radera kontot sist. Raderingen går att ångra i 30 dagar.

Därför är ordningen viktig

Det mesta i en avslutning går att göra i egen takt, utom att säkra datat, som måste ske innan kontot raderas. Det vanligaste misstaget vi ser är omvänd ordning, där kontot raderas på sista arbetsdagen och frågan om ett viktigt mejl i den försvunna brevlådan kommer två veckor senare. Ta stegen i den ordning de står.

1. Blockera inloggningen direkt

Gå till Användare och Aktiva användare i admin.microsoft.com, välj personen och slå på Blockera inloggning. Logga även ut personens aktiva sessioner i samma vy. Blockeringen stoppar nya inloggningar, men mobilen och webbläsaren kan ha sessioner som lever vidare i timmar om de inte avslutas.

2. Säkra e-posten och filerna innan något raderas

Brevlådan kan konverteras till en delad postlåda så att kollegorna kommer åt historiken. Det kräver att den är under 50 GB, och efter konverteringen kan licensen frigöras. Alternativet är att ge en utsedd kollega åtkomst till brevlådan som den är.

Ge också chefen åtkomst till personens OneDrive. Efter en radering sparas innehållet i 30 dagar som standard, sedan är det borta.

3. Sätt autosvar eller vidarebefordran

Kunder och leverantörer fortsätter mejla adressen långt efter sista arbetsdagen. Lägg in ett automatiskt svar som pekar mot en kollega, eller vidarebefordra inkommande mejl till den som tar över ansvaret.

4. Frigör licensen

När brevlådan är konverterad eller överlämnad och filerna säkrade tar du bort licensen från kontot. Den kan genast tilldelas nästa person, se Lägg till en ny användare och ge rätt licens.

5. Radera kontot sist

Radera användaren när stegen ovan är klara. Raderingen går att ångra i 30 dagar, med brevlåda och filer intakta. Efter det är datat borta ur Microsoft 365, och då är en fristående backup utanför Microsoft 365 den enda vägen tillbaka.

Det som ofta missas

MFA-enheter och delade lösenord: hade personen tillgång till gemensamma konton eller lösenord i ett delat valv, byt dem. En blockerad Microsoft-inloggning hjälper inte mot ett lösenord personen kan utantill.
Prenumerationer och tjänster: nyhetsbrev, molntjänster och abonnemang registrerade på adressen slutar fungera eller fortsätter debiteras utan att någon ser aviseringarna. Gå igenom vad som var knutet till adressen innan den försvinner.

Det här sköter vi åt er

För kunder med förvaltningsavtal kör vi hela avslutningen enligt en fast rutin, från blockering till radering. Hör av dig till oss på 0522-44 11 00 eller support@tacerto.se.

Vanliga frågor

Måste kontot raderas direkt när någon slutar?

Nej. Ett konto med blockerad inloggning är ingen säkerhetsrisk, så du kan låta det stå medan datat gås igenom. Licensen fortsätter dock att kosta tills den tas bort.

Behåller en delad postlåda licensen?

Nej, en delad postlåda under 50 GB behöver ingen egen licens. Gör konverteringen medan kontot fortfarande har sin licens, därefter kan den plockas bort och användas till någon annan.

Vi råkade radera kontot för tidigt, går det att rädda?

Ja, inom 30 dagar kan kontot återställas med brevlåda och filer. Efter det finns datat inte kvar hos Microsoft, och då är en egen backup det enda som hjälper.

Hur länge finns personens OneDrive kvar?

30 dagar efter raderingen som standard, och tiden kan förlängas av admin om ni behöver mer. Den som fått åtkomst bör flytta filerna till en gemensam yta under den perioden.

Var artikeln till hjälp?