Skapa en delad postlåda för info@

Vad är en delad postlåda?

En delad postlåda är en gemensam adress, som info@, support@ eller ekonomi@, där flera medarbetare läser och besvarar samma inkorg. Postlådan saknar eget lösenord och ingen loggar in i den direkt; den visas i stället i medlemmarnas Outlook bredvid deras personliga brevlåda. Upp till 50 GB är den gratis och kräver ingen egen licens.

Skapa postlådan i admincentret

1. Logga in på admin.microsoft.com.
2. Öppna avsnittet för delade postlådor.
3. Ange ett visningsnamn och den adress postlådan ska ha.
4. Lägg till medlemmarna, alltså de kollegor som ska läsa och svara.
5. Spara.

Medlemmarna behöver inte göra något själva; postlådan dyker upp i deras Outlook automatiskt efter en stund. Hur det ser ut från medarbetarens håll, och vad den som väntar kan kontrollera, finns i Öppna en delad postlåda i Outlook.

Kontrollera att svaren går från rätt adress

Med Skicka som-behörighet skickas svar från den delade adressen och inte från medarbetarens egen. Behörigheten brukar följa med när du lägger till medlemmar i admincentret, men skicka ett testmejl och svara på det innan adressen börjar användas mot kunder. Ett återkommande ärende hos oss är svar som gått ut från en personlig adress för att behörigheten saknades, och då har kunden redan sett fel avsändare.

Låt inte en enda person äga info@

I många mindre företag pekar info@ på en enskild persons brevlåda, ofta för att det var enklast när adressen skapades. Upplägget håller tills personen slutar; adressen sitter ihop med kontot och kundmejl riskerar då att landa i en avvecklad brevlåda. En delad postlåda ligger kvar oavsett vem som börjar eller slutar, så flytta gemensamma adresser dit i god tid. Har någon redan slutat går det att konvertera personens brevlåda till en delad postlåda i efterhand, det beskrivs i När någon slutar.

Det här sköter vi åt er

Vi sätter upp delade postlådor, rättar behörigheter och flyttar gemensamma adresser ut ur personliga brevlådor åt våra kunder. Vill du ha hjälp med er postlådestruktur, hör av dig till oss på 0522-44 11 00 eller support@tacerto.se.