Kort svar
För de flesta småföretag lönar sig outsourcad IT-drift: en egen IT-tjänst kostar 700 000–900 000 kronor om året i lön, avgifter, verktyg och beredskap — och står och faller med en enda person. Outsourcad drift ger samma kompetens som en fast månadskostnad per användare, med redundans och support även vid sjukdom och semester.
Ska ni anställa en egen IT-tekniker eller lägga driften hos en extern partner? För de flesta småföretag vinner outsourcad IT-drift på totalkostnaden: en egen IT-tjänst kostar 700 000–900 000 kronor om året när lön, arbetsgivaravgift, verktyg och beredskap räknas ihop — och hela funktionen vilar på en enda person. Nedan bryter vi ner vad varje modell faktiskt kostar, hur du jämför totalkostnaden och när det ändå lönar sig att ha IT internt.
Vad kostar en egen IT-avdelning för ett småföretag?
En egen IT-tjänst landar för de flesta småföretag på mellan 700 000 och 900 000 kronor om året för en enda heltidsanställd. Lönen är bara ungefär två tredjedelar av summan — resten är avgifter, verktyg och kompetens som är lätta att glömma i kalkylen.
En erfaren IT-tekniker eller systemadministratör kostar runt 38 000–48 000 kronor i månaden i lön. Ovanpå det kommer arbetsgivaravgift på 31,42 procent enligt Skatteverket, tjänstepension, försäkringar och semestertillägg, plus de verktyg och licenser personen behöver för att kunna göra jobbet.
| Kostnadspost | Ungefär per år |
|---|---|
| Lön (45 000 kr/mån) | 540 000 kr |
| Arbetsgivaravgift, 31,42 % | 170 000 kr |
| Tjänstepension, försäkringar, semestertillägg | 50 000 kr |
| Verktyg och licenser (övervakning, backup, säkerhet) | 40 000–80 000 kr |
| Kompetensutveckling och certifieringar | 20 000–40 000 kr |
| Totalt | 820 000–880 000 kr |
Sänker ni lönenivån eller anställer en juniorare tekniker landar summan närmare 700 000 kronor — men då sjunker också bredden i kompetensen. Poängen är att en heltidstjänst sällan kostar under trekvarts miljon om året, oavsett hur ni räknar.
Vad ingår i outsourcad IT-drift?
Outsourcad IT-drift betyder att en extern partner sköter er dagliga IT mot en fast månadskostnad, oftast per användare eller enhet. I stället för en lön betalar ni en avgift som täcker både arbete, verktyg och kompetens — och den skalar med hur många ni är.
Ett komplett driftupplägg innehåller normalt:
- Proaktiv övervakning av datorer, servrar och nätverk, så att fel fångas innan de blir stopp.
- Helpdesk att ringa eller mejla när något krånglar.
- Uppdateringar och säkerhetspatchar som hålls aktuella.
- Säkerhet och testad backup som en del av helheten.
- En namngiven kontakt som känner er miljö.
Priset sätts per användare och månad och styrs av antal användare och enheter, vilken servicenivå (SLA) och svarstid ni vill ha, öppettider, om hjälp på plats ingår och om säkerhet och backup är med. För ett litet företag rör det sig om allt från några hundra kronor till drygt tusen kronor per användare och månad — vi sätter ihop IT-drift och support efter er miljö i stället för en färdig prislista.
Hur jämför du totalkostnaden mellan egen och outsourcad IT?
Jämför inte månadslön mot månadsavgift — jämför den fulla årskostnaden för båda modellerna, inklusive posterna som inte syns på lönebeskedet. En egen tjänst ser billig ut om man bara tittar på grundlönen, men beredskap, verktyg, semestervikarie och kompetensutveckling tillkommer alltid.
| Faktor | Egen IT-tjänst | Outsourcad drift |
|---|---|---|
| Fast kostnad | Lön + avgifter oavsett belastning | Fast avgift per användare |
| Semester och sjukdom | Ingen täckning | Ingår — teamet är alltid bemannat |
| Kväll, helg och akut | Kräver jour eller övertid | Del av avtalad servicenivå |
| Verktyg och licenser | Köps och underhålls internt | Ingår i avgiften |
| Kompetensbredd | En persons kunskap | Ett team med flera specialiteter |
| Skala upp eller ner | Nyrekrytering eller uppsägning | Justera antal användare |
Räkneexemplet blir tydligt vid små volymer: ett företag med 15 användare som betalar 700 kronor per användare och månad landar på cirka 126 000 kronor om året — en bråkdel av vad en egen heltidstjänst kostar, och ändå med ett helt team bakom sig. Först när ni är stora nog att hålla mer än en IT-person sysselsatt börjar kalkylen jämna ut sig.
Vill du veta vad driften skulle kosta för just er? Räkna på det tillsammans med oss — IT-drift och support prissätts efter er miljö, och genomgången är kostnadsfri.
Vad händer vid driftstopp — och hur sårbart är det med bara en person?
Med en enda intern IT-person står funktionen still så fort personen är sjuk, på semester eller säger upp sig. Kväll, helg och akuta säkerhetsincidenter faller dessutom utanför en vanlig arbetsdag — precis när ett stopp kostar som mest.
Kostnaden för stillestånd är lätt att räkna hem. Femton anställda som inte kan jobba i tre timmar, till en genomsnittlig personalkostnad på 400 kronor i timmen, är 18 000 kronor i förlorad arbetstid — för ett enda stopp. Händer det ett par gånger om året äter det snabbt upp skillnaden mellan modellerna.
Sårbarheten är inte bara ekonomisk. Vid en IT-säkerhetsincident som ransomware eller dataintrång är tempot avgörande, och Sveriges nationella CSIRT CERT-SE rekommenderar förberedd incidenthantering och testade rutiner snarare än improvisation i stunden. Ni är dessutom fortsatt personuppgiftsansvariga för era data enligt IMY — en testad backup och ett fungerande skydd är en del av det ansvaret, oavsett vem som sköter driften. Med en ensam tekniker vilar hela den kompetensen på en person; med ett driftteam finns alltid någon som kan rycka in.
När lönar sig egen IT-avdelning och när lönar sig outsourcad drift?
Tumregeln är enkel: under ungefär 50 anställda vinner outsourcad drift nästan alltid, medan en egen funktion eller en hybrid kan börja löna sig över det. Men det avgörs av behov och bransch, inte bara av antal huvuden.
- Färre än 25 anställda — outsourca. En heltidstjänst är svår att fylla med meningsfullt arbete och för sårbar för att bära ensam.
- 25–75 anställda — outsourca eller kör en hybrid: en intern IT-ansvarig för vardagen plus extern drift, övervakning och beredskap som säkrar helgen och semestern.
- Fler än 75 anställda, reglerad bransch eller egenutvecklade system — då kan en egen funktion motiveras, ofta kompletterad med extern drift för redundans och specialistkompetens.
Hybriden är ofta den bästa mellanvägen: ni behåller närheten och verksamhetskunskapen internt, men slipper stå ensamma vid sjukdom, semester och säkerhetsincidenter. Många växande företag börjar med ren outsourcing och lägger till en intern samordnare först när volymen kräver det.
Funderar ni på vilken modell som passar er? Se hur vi levererar IT för företag och vad som ingår i IT-drift och support, och boka en kostnadsfri genomgång så räknar vi på totalkostnaden för just er verksamhet.
Vanliga frågor
Vad kostar en egen IT-avdelning för ett småföretag?
En egen heltidsanställd IT-tjänst kostar de flesta småföretag mellan 700 000 och 900 000 kronor om året. Lönen är ungefär två tredjedelar av summan; resten är arbetsgivaravgift på 31,42 procent, tjänstepension, försäkringar, verktyg och licenser samt kompetensutveckling och certifieringar.
Är outsourcad IT-drift billigare än att anställa?
För de flesta småföretag, ja. Ett företag med 15 användare betalar ofta runt 100 000–150 000 kronor om året för outsourcad drift, mot 700 000–900 000 kronor för en egen tjänst — och får ändå ett helt team i stället för en person. Först vid större volymer jämnar kalkylen ut sig.
Vad ingår i outsourcad IT-drift?
Normalt proaktiv övervakning, helpdesk, uppdateringar och säkerhetspatchar, drift av servrar och nätverk samt säkerhet och testad backup — ofta med en namngiven kontakt. Exakt omfattning varierar, så be alltid om en tydlig lista över vad som ingår och vad som tillkommer.
Hur räknar jag ut totalkostnaden (TCO) för IT?
Jämför den fulla årskostnaden för båda modellerna, inte månadslön mot månadsavgift. För egen IT: lön, arbetsgivaravgift, pension, verktyg, licenser, kompetensutveckling och kostnaden för semester- och sjukfrånvaro. För outsourcad drift: den fasta avgiften, där verktyg, beredskap och redundans redan ingår.
Vad händer om vår enda IT-person blir sjuk eller säger upp sig?
Då står IT-funktionen still tills någon annan kan ta över, vilket gör en ensam tekniker till en enskild felkälla. Kväll, helg och akuta säkerhetsincidenter faller dessutom utanför en vanlig arbetsdag. Med ett externt driftteam finns alltid någon som kan rycka in vid frånvaro och akuta lägen.
När lönar det sig att ha en egen IT-avdelning?
Oftast först över ungefär 50–75 anställda, i reglerade branscher eller när ni har egenutvecklade system som kräver intern kunskap. Under det är en heltidstjänst svår att fylla och för sårbar. Många väljer en hybrid: en intern IT-ansvarig plus extern drift och beredskap.
