Dataskydd och lagring vid AI-transkribering

Vem kommer åt transkript och sammanfattningar?

• Användare: bara du själv kommer åt ditt eget transkript och dina egna sammanfattningar.
• Köer: de som har åtkomst till kön kan se sammanfattningarna för avslutade samtal, men bara den som deltog i samtalet ser själva transkriptet.

Begränsa åtkomsten med behörigheter, så att bara de som verkligen behöver kan läsa eller lyssna.

Var behandlas och lagras materialet?

Transkribering och sammanfattning sker inom EU, och materialet lagras krypterat. Att data stannar inom EU är en viktig del av GDPR-efterlevnaden.

Hur länge sparas det?

Ni bestämmer själva lagringstiden i växeln. Som standard är den satt till 3 år. Spara bara så länge ni faktiskt behöver materialet för sitt syfte, och låt det raderas därefter.

Informera om att samtalet transkriberas

Juridiskt finns två lager. För att en inspelning eller transkribering över huvud taget ska vara tillåten räcker det att minst en av de deltagande parterna känner till den, och som deltagare i samtalet uppfyller ni det kravet själva. I yrkesmässig verksamhet tillkommer GDPR:s informationsplikt: den som spelas in ska få veta att det sker och varför. Den uppfyller ni enklast med en fras i början av samtalet, till exempel “samtalet kan spelas in i kvalitets- och utbildningssyfte”. Så skapar du en fras.

Avtal och villkor

Behöver ni ett personuppgiftsbiträdesavtal (DPA), eller har frågor om hur vi hanterar personuppgifter? Hör av dig till oss. Läs även vår sekretesspolicy.